Каждый предприниматель думает о том, как повысить эффективность своего бизнеса и не только увеличить доход, но и организовать стабильный приток клиентов. В области обслуживания автомобилей эта проблема считается одной из самых главных, так как количество конкурентов постоянно увеличивается и обеспечить постоянный приток не так-то просто. Мы предлагаем разобраться в том, как улучшить все рабочие процессы и выстроить бизнес, который не только будет стабильным, но и станет активно развиваться.
Зачем нужна оптимизация в компании
Повысить эффективность малярно-кузовного цеха сложно, так как в этой области наблюдается высокая конкуренция. Однако основной проблемой остается схема взаимодействия между заказчиками и исполнителями. Например, компания, оказывающая услуги покраски автомобилей, может заключить договор со страховым агентством и обеспечить себе постоянный приток клиентов. Официальные дилерские центра и фирмы, которые занимаются продажей автомобилей с предоставлением гарантийного обслуживания, всегда сотрудничают с определенным автосервисом. Это упрощает работу продавца машин, так как он может расширить список предлагаемых услуг и у работников кузовного цеха всегда будет работа. Страховые компания также заключают подобные договора, поэтому на волне популярности остаются только крупные игроки этой сферы. Независимые и начинающие компании, предлагающие аналогичные услуги, могут рассчитывать только на тех клиентов, которые обратятся к ним сами.
В этой ситуации оптимизация цеха кажется ненужной задачей, так как изначальный процент потребителей будет ограниченным. Однако грамотная оптимизация может значительно повысить эффективность и сократить расходы, что принесет отличные результаты.
Способы оптимизации
Существует два основных способа повышения эффективности, которые применимы для любого предприятия. В первую очередь, владелец старается сократить расходы, чтобы тем самым увеличить прибыль. Второй способ заключается в улучшении качества обслуживания, так как грамотная политики компании всегда ведет к увеличению количества клиентов. Разрабатывать стратегию по таким направлениям можно по-разному, но именно во время планирования большинство руководителей допускает несколько критических ошибок.
- Сокращение расходов. Это самый простой способ оптимизировать предпринимательскую деятельность, но сокращение расходов не всегда приводит к нужным результатам. Снижение трат означает уменьшение размера заработной платы, увеличение количества рабочих часов и экономия на покупке расходных материалов и оборудования. Такой план по сокращению расходов практически всегда приводит к тому, качество обслуживания падает, и клиентская заинтересованность становится ниже.
- Улучшение качества обслуживания. Повышать качество обслуживания можно разными способами, и не все из существующих методик применимы к отечественному бизнесу. Так, вы можете использовать качественные и дорогостоящие расходные материалы, что означает увеличение конечной стоимости. Единственный способ повысить качество без потерь для финансовой стороны – это оптимизация бизнес- процессов.
Оптимизация бизнес-процессов считается наиболее эффективным способом улучшить качество обслуживания. Для проработки рабочих схем важно тщательно изучить все особенности бизнеса и определить, на каких этапах возникает большая часть проблем. Способы оценки и оптимизации подбираются индивидуально для каждого заказчика, так как в любом бизнесе есть свои нюансы.
Этапы рабочего процесса
Рабочий процесс в малярном цеху состоит из нескольких этапов, но для оптимизации необходимо проанализировать каждую стадию оформления заявки от момента обращения до выдачи готового заказа. При этом оплата за выполнение работы может быть растянута во времени, а сам процесс обработки машины занимает от нескольких дней до нескольких недель в зависимости от сложности повреждения. На каждом из этих этапов могут возникать свои сложности, которые влияют на стоимость оказанной услуги и продолжительность работ.
Все бизнес-процессы в малярном цеху делят на несколько категорий: те, которые увеличивают ценность, и те, которые никак не влияют на ценность. Например, подготовка документов для оформления заказа или прием автомобиля в ремонт не влияют на ценность оказываемой услуги. Однако разборка автомобиля и непосредственное выполнение всех работ напрямую увеличивают ценность. Оптимизации подлежат все этапы работ, но подход к реорганизации должен быть разным. Так, сокращение времени на подготовку сопроводительных документов может быть эффективным. Однако неправильная оптимизация процесса покраски или разборки может негативно отразиться на качестве оказываемой услуги.
Так как рабочий процесс включает выполнение заказа, согласование и социальное взаимодействие сотрудников и клиента, к оптимизации следует подходить с особой осторожностью. Существует простой и эффективный способ выстроить продуктивную схему обслуживания, которая будет минимально влиять на качество исполнения, но и способна упростить решение всех задач. Предлагаем начать с сокращения времени на каждый этап и все нововведения подбирать по этому простому принципу.
Простая стратегия улучшения
Материальные и трудовые ресурсы малярно-кузовного цеха подлежат оптимизации, но при разработке новых правил следует отталкиваться от принципа сокращения временных промежутков на каждый этап заказа. Это даст возможность снизить расходы, но без вреда для качества обслуживания. Однако получить положительный результат можно только при условии разумного подхода к решению проблемы. Например, уменьшать количество времени на осмотр автомобиля перед приемкой неразумно. Если специалист будет невнимательным при приемке и укажет неверный тип нужной детали или пропустит часть повреждений, итоговый результат не удовлетворит заказчика, и такая оптимизация только принесет больше расходов.
Как правило, повышение эффективности в отношении временных промежутков чаще касается этапов оформления документов. Например, можно упростить схему заказа деталей со склада и их выдачу мастерам, пропустив стандартные шаги по оформлению документов. В этом вопросе отлично помогает автоматизация и современные способы обработки информации.
Уменьшение временных потерь и сокращение промежутка на выполнении отдельных шагов не только принесет ощутимый доход, но и поможет добиться других интересных результатов. Например, многие клиенты станут чаще обращаться именно в вашу компанию, так как они тратят здесь минимум времени и им не приходится ждать часами для оформления заявки. Лояльность клиентов служит главным катализатором развития бизнеса, так как постоянный поток заказчиков напрямую увеличивает вашу прибыль.
Сократить временные потери можно несколькими способами:
- Откажитесь от повторных согласований. Довольно много времени при оформлении заказа уходит на согласование работ, так как сторонами выступают несколько отдельных лиц. Так, собственник автомобиля, руководители малярного цеха и сотрудники страховой компании должны прийти к общему решению, какие детали нуждаются в ремонте. Отказ от повторных согласований может значительно сократить подготовительный период, но в таком процессе должны участвовать все лица. Один из способов оптимизировать рабочий процесс на этом этапе заключается во введение обязательных первичных согласований со страховой компанией, когда обозначаются рамки оказываемой услуги.
- Организуйте рациональное рабочее пространство. Сотрудники ваши цеха должны иметь доступ ко всему необходимому оборудованию и расходным материалам, чтобы не тратить время на поиск нужного устройства в соседнем боксе. Рабочие места должны быть обустроены всем необходимым, расположены с учетом особенностей выполнения разных видов работ.
- Планируйте загрузку цеха заранее. Точное планирование с учетом рабочего графика мастера, пожеланий заказчика и других особенностей поможет обозначить конкретный период для нахождения автомобиля в боксе. Несогласованность часто ведет к тому, что машина просто занимает место и мешает работать над другими заказами.
- Работайте над повышением квалификации своих сотрудников. Грамотный и опытный мастер тратит на выполнение работы меньше времени, но качеств от сокращения временного промежутка не страдает. Руководителям нужно внимательно подбирать персонал и мотивировать каждого мастера на повышение квалификации.
Один из самых простых способов сократить временные промежутки между отдельными этапами – это повышение эффективности взаимодействия между отделами. Например, мастеру нужно получить детали для проведения ремонта и для этого он обращается на склад. Кладовщик заказывает нужные детали поставщику и после получения сначала оформляет новую продукцию и затем передает ее мастеру. На каждом из этапов оформляются определенные документы, по которым контролируется движением деталей и рассчитывается прибыль.
Стандартная процедура осложняется тем, что мастер не может обратиться напрямую к поставщику и существует целая цепочка оформления заказа, которую невозможно изменить. Если поменять способ получения деталей для работы нельзя, нужно изменить метод передачи информации от одного лица к другому. Так, вместо бумажной заявки на склад, которую нужно заверить и отдать лично в руки, используется электронный документооборот или специальные системы автоматического оформления заказа. Это упрощает работу всех участников процесса и дает возможность отслеживать состояние заказа в реальном времени.
Современные способы оптимизации
Если вы хотите реорганизовать бизнес кузовного ремонта, вам следует изучить современные способы повышения эффективности. Так, разнообразные платформенные решения для автоматизации обслуживания намного упрощают взаимодействие между сотрудниками и клиентами. При этом весь диалог осуществляется в открытом пространстве, что упрощает контроль за выполнением отдельных процедур. Существует несколько способов улучшить работу бизнеса по ремонту автомобилей:
- Информирование клиентов. Каждый владелец автомобиля испытывает, своего рода, стресс, когда отдает машину в ремонт. Дело в том, что автомобилистам приходится мириться с трудностями без машины и любое авто представляет собой дорогостоящую собственность. Четкое информировании о состоянии машины и стадии ремонтных работ поможет выработать доверие, так как клиент в любой момент сможет проверить состояние ремонта.
- Сбор информации на всех этапах. При внедрении в цеху программы для отслеживания всех решений во время выполнения того или иного заказа, можно избежать многих проблем. Так, мастера будут получать точную информацию о том, какие работы были выполнены, и административные лица также смогут контролировать заказ на всех этапах.
- Грамотное завершение заказа. Один из способов повысить лояльность – это внимательное отношение к потребностям клиентов. Когда клиент сдает машину на ремонт, ему приходится добираться до дома или работы своими силами. Вы можете предложить заказчику услугу бесплатного такси, чтобы ему не пришлось решать проблему передвижения по городу самостоятельно. Такая мелочь кажется лишними расходами, но на самом деле именно такое отношение демонстрирует ваши намерения заключить длительный и продуктивный союз.
- Ведение заказчика от момента поломки до выдачи. Еще один способ продемонстрировать ваше отношение к заказчикам – это эвакуация сломанного автомобиля. Когда вы берете на себя решение проблем клиентов, у них растет уровень доверия, и в будущем они могут простить вам некоторые ошибки или недочеты.
Способы оптимизации могут быть разными, так что схемы повышения эффективности разрабатываются индивидуально для каждого клиента. Советуем начать с внедрения современного программного обеспечения для быстрого и эффективного оформления заказов, после чего подумать над более сложными нововведениями.
Показатели низкой эффективности
Как правило, об оптимизации задумываются только в том случае, когда падают доходы. Однако существуют и другие показатели, которые должны заставить задуматься над внедрением новых методов:
- при полной или частичной загрузке цеха, часть работником остается незадействованными;
- средняя продолжительность ремонта любого автомобиля составляет не менее 2 недель;
- общая стоимость неликвидных запчастей достигает 10% от суммы всех деталей на складе;
- количество автомобилей, которые простаивают на парковке в ожидании прихода деталей, достигло критической отметки;
- автосервис регулярно нарушает установленные сроки выдачи отремонтированного автомобиля;
- в производственном секторе, где выполняются работы, ограничено движение автомобилей из-за недостатка свободного пространства;
- случаи потери документов при оформлении и во время ремонта стали учащаться;
- при выполнении любого действия на поиск сопроводительной документации уходит не менее 10 минут;
- сотрудникам цеха регулярно приходится менять сроки выполнения заказа.
Эти показатели говорят о том, что пора заняться повышением эффективности и устранить основные проблемы.
Разработка стратегии для оптимизации
Повышение эффективности в любом бизнесе начинается с детального анализа и для каждого сервиса подбирается индивидуальный список нововведений. Алгоритм оптимизации всегда начинается с анализа ситуации, так как, в первую очередь, нужно определить причины снижения доходов и ошибки во время разных рабочих процессов.
В некоторых случаях причиной долгого и некачественного обслуживания служит низкая квалификация сотрудников. В других сервисах использование стандартных подходов к оформлению заказов также влияет на продолжительность работ и усложняет контроль над выполнением отдельных этапов.
Разработка плана начинается с тщательного описания каждого бизнес процесса и сбора информации. Затем подбирается решение об изменении для каждого этапа в отдельности с учетом экономической составляющей и особенностей бизнеса. При составлении такого плана важно учитывать не только стандартные правила внедрения новых методов, но и проанализировать возможные последствия. Как правило, оптимизация проводится пошагово и на каждой стадии отслеживаются плюсы и минусы решения на практике. Наблюдение в динамике дает широкую панораму того, насколько данный способ приемлем для вашего бизнеса и стоит ли использовать его далее.
Профессиональные аналитики используют системы оценки эффективности на основе ключевых показателей. Это довольно сложный способ оценки результатов с учетом всех сопутствующих факторов, и для получения точных данных вам понадобится профессиональный аналитик и специальное программное обеспечение.
Разработать продуктивный бизнес план кузовной ремонт невозможно без специальных знаний. Нужно хорошо разбираться не только в современном программном обеспечении, но и обладать навыками информационного анализа. Конечно, вы всегда можете прибегнуть к услугам профессиональных специалистов, но хороший руководитель должен разбираться во всех тонкостях ведения бизнеса.
Учебный семинар поможет сориентироваться в методах аналитики информации. Курс подходит как для административных работников, так и для руководителей автосервисов. Вас познакомят с теорией оптимизации бизнеса, продемонстрируют практические инструменты обработки информации и познакомят с разными современными решениями для повышения эффективности.